機密文書の処分方法｜オフィス移転・閉店時の安全な廃棄手順

オフィスや店舗の整理では、契約書、顧客名簿、請求書、社内資料などの機密文書が必ず出てきます。そのままごみに出すと、情報漏えいの重大なリスクになります。ここでは、安全に処分するための考え方をまとめます。

処分前に確認すること：保管期間

書類には法律上の保存期間があります。たとえば会計帳簿や請求書などは原則7年、法人税関連の帳簿・書類は一定期間の保存が必要です。まだ保存義務のある書類を処分してしまうと、後々の税務調査や契約トラブルで困ります。迷う場合は、税理士や顧問の専門家にご確認ください。

機密文書の主な処分方法

方法	特徴
溶解処理	書類を水で溶かしてパルプに戻す。復元ができず、安全性が高い。
シュレッダー（自社内）	少量向き。大量だと時間と人手がかかる。
焼却処理	確実に消滅するが、環境面の制約がある。
業者による裁断・立会い	処理の現場に立ち会える、または処理証明書が受け取れる場合がある。

安全な処分のための5つのポイント

1. 機密文書は一般の廃棄物と混ぜない。専用の箱・袋にまとめる。
2. 箱数・内容を記録する（誰が何を処分したか分かるように）。
3. 搬出から処理までの管理体制（封をした状態での運搬、責任の所在）を確認する。
4. 処理証明書の発行が可能か確認する。
5. 保存期間が過ぎたもののみを処分する。

書類以外にも注意

• PC、複合機、サーバー、USBメモリ、HDDなどの記録媒体は、データ消去が必要です。
• 名刺、手帳、ホワイトボード、メモ書きなどにも情報が残っています。

当社では、什器の買取や不用品の一括処分に合わせたご相談を承っています。機密文書の処理が必要な場合は、内容・量・処理方法のご希望をお知らせください。処理方法については、ご要望を伺ったうえで可否をご案内します。

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